Spółdzielnie mieszkaniowe to podmioty, które zostały utworzone, aby zaspokajać potrzeby lokalowe osób fizycznych. Założenie i prowadzenie rachunkowości takich instytucji wymaga fachowej wiedzy, popartej wieloletnim doświadczeniem.
Dzięki korzystaniu z pomocy doświadczonych podmiotów zyskuje się pewność, że księgowość w spółdzielni jest prowadzona rzetelnie, a kontrole oraz audyty nie są kłopotliwe.
Regulacje prawne dotyczące spółdzielni
Funkcjonowanie spółdzielni mieszkaniowych jest określone szczegółowo w Ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych. Istotne są jednak także wewnętrzne regulaminy i statuty. Mówią one o obowiązkach zarządu spółdzielni, takich jak prowadzenie dla każdej nieruchomości, stanowiącej część ich mienia, oddzielnej dokumentacji, w tym osobnej ewidencji rozliczenia przychodów i kosztów utrzymania nieruchomości, a także wpływów i wydatków funduszu. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości spółdzielnie mają obowiązek przyjęcia uchwały o zasadach prowadzenia rachunkowości. Wszystkie koszty i przychody spółdzielni powinny być w związku z tym odzwierciedlone w systemie ewidencji księgowej.
Jak założyć spółdzielnię mieszkaniową?
Aby założyć spółdzielnię mieszkaniową, konieczne jest uzyskanie wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymaga to przygotowania odpowiedniej dokumentacji, w której powinien się znaleźć statut. Jego obowiązkowe elementy to:
- oznaczenie nazwy z dodatkiem „spółdzielnia mieszkaniowa”, siedziby, przedmiotu działalności oraz czasu trwania, jeśli jest on określony,
- określenie wysokości wpisowego oraz wysokości i liczby udziałów, które członek obowiązany jest zadeklarować, wraz z zasadami ich wnoszenia i zwrotu,
- ustalenie praw i obowiązków członków spółdzielni,
- określenie zasad i trybu przyjmowania członków, wypowiadania ich członkostwa oraz wykreślania i wykluczania członków,
- określenie zasad zwoływania walnych zgromadzeń i obradowania na nich, w tym podejmowania uchwał,
- określenie zasad wybierania oraz odwoływania członków organów spółdzielni,
- ustalenie zasad podziału nadwyżki bilansowej (dochodu ogólnego) oraz pokrywania strat spółdzielni.
Spółdzielnia mieszkaniowa nabywa osobowość prawną z chwilą dokonania rejestracji w KRS. Istotne jest to, że we wniosku rejestracyjnym możliwe jest wskazanie późniejszej daty rozpoczęcia działalności.
W drugim kroku założenia spółdzielni mieszkaniowej konieczne jest zwołanie założycielskiego walnego zgromadzenia członków spółdzielni, podczas którego określany jest statut. Na samym końcu podejmuje ono uchwałę o powołaniu podmiotu, co pozwala na wybranie rady nadzorczej oraz zarządu, jeżeli nowo uchwalony statut to przewiduje.
Natomiast za złożenie wniosku rejestracyjnego do KRS odpowiada zarząd spółdzielni mieszkaniowej. Obecnie wypełnia się go tylko elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Muszą go podpisać wszyscy członkowie zarządu spółdzielni – każdy z nich musi więc mieć aktywny profil zaufany albo certyfikowany podpis elektroniczny. Warto pamiętać, że wnioski papierowe już od wielu lat nie są honorowane. KRS ich nawet nie rozpatrzy.
Kto może być członkiem spółdzielni mieszkaniowej?
Członkiem spółdzielni mieszkaniowej może zostać każda osoba fizyczna, bez względu na to, czy ma pełną lub ograniczoną zdolność do czynności prawnej, czy też takowej nie posiada, o ile:
- przysługuje jej spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego lub
- przysługuje jej spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub
- przysługuje jej roszczenie o ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego, lub
- przysługuje jej roszczenie o ustanowienie odrębnej własności lokalu, lub
- jest ona założycielem spółdzielni.
Oprócz osób fizycznych uprawnienia do bycia członkiem spółdzielni mają osoby prawne, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, ekspektatywa własności lub też wówczas, gdy są one założycielem spółdzielni. Trzeba mieć jedynie na uwadze to, że takiej osobie prawnej nie przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego. Członkiem spółdzielni może być ponadto osoba, która nabyła prawo odrębnej własności lokalu.
Rozróżnienie lokatorów na różne kategorie ma także wpływ na odpowiednie ewidencjonowanie przychodów i rozliczenie kosztów w spółdzielni mieszkaniowej. Sam fakt ich występowania nakłada na spółdzielnie obowiązek ich rozróżnienia w ewidencjach księgowych. Zgodnie z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych:
- członkowie spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, muszą obowiązkowo pokrywać koszty związane z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości w częściach dotyczących ich lokali, a także ich eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni,
- osoby niebędące członkami spółdzielni ze spółdzielczym własnościowym prawem do lokali muszą uczestniczyć w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości w częściach przypadających na ich lokale, a także eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni, uiszczając opłaty zgodnie z postanowieniami statutu,
- członkowie spółdzielni będący właścicielami lokali muszą uczestniczyć w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem ich lokali, eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości wspólnych, a także eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni przez uiszczanie opłat zgodnie ze statutem,
- członkowie spółdzielni, którzy oczekują na ustanowienie na ich rzecz spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego albo prawa odrębnej własności lokalu, są obowiązani uczestniczyć w pokrywaniu kosztów budowy lokali przez wnoszenie wkładów mieszkaniowych lub budowlanych,
- właściciele lokali niebędący członkami spółdzielni są obowiązani uczestniczyć w pokrywaniu kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem ich lokali, eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości wspólnych. Są oni ponadto zobowiązani uczestniczyć w wydatkach związanych z eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni, które są przeznaczone do wspólnego korzystania przez osoby zamieszkujące w określonych budynkach lub na osiedlu.
Księgowość spółdzielni mieszkaniowych – podstawowe zasady
Spółdzielnie mieszkaniowe prowadzą dwie formy rozliczeń działalności. Pierwsza z nich dotyczy opłat pobieranych od lokatorów, a druga przychodów z dodatkowej działalności spółdzielni, która podlega opodatkowaniu. Do tej drugiej części zaliczają się opłaty uzyskiwane z nieruchomości wspólnej oraz z własnej działalności gospodarczej. Najczęściej są to przychody wynikające z częściowego najmu budynku. Doskonałym tego przykładem jest wykorzystanie gruntu pod reklamy, parkingi czy anteny przekaźnikowe. Działalność tego typu podlega opodatkowaniu zgodnie z ustawą CIT. Obejmuje ono także prowadzenie przez spółdzielnię działalności społecznej, oświatowej i kulturalnej.
Warto mieć na uwadze to, że wpływy uzyskane z odrębnej działalności mogą zostać przeznaczone na utrzymanie nieruchomości. Mowa jest wówczas o tzw. zysku z pożytku, pomniejszonym o koszty uzyskania przychodu i związanym z nią podatkiem dochodowym. W ten sposób powstaje nadwyżka bilansowa, której rozdysponowanie jest określone w uchwale walnego zgromadzenia spółdzielni.
Dla każdej nieruchomości wchodzącej w skład spółdzielni mieszkaniowej należy prowadzić oddzielną dokumentację, w tym osobną ewidencję rozliczenia przychodów i kosztów utrzymania nieruchomości oraz ewidencję wpływów i wydatków funduszu remontowego. Dodatkowo spółdzielnie tego typu muszą przyjąć uchwałę o zasadach prowadzenia rachunkowości.
Spółdzielnie mieszkaniowe ze względu na to, że posiadają osobowość prawną, są zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdania finansowego na podstawie Ustawy o rachunkowości. Nie mogą one zatem prowadzić uproszczonej wersji księgowości w formie księgi przychodów i rozchodów. W sprawozdaniu finansowym spółdzielni, powstającym na koniec roku, muszą być zawarte wszystkie informacje, które mogą być ważne dla jej członków i lokatorów. Obowiązkowe elementy tego dokumentu to bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa zawierająca wstęp oraz odpowiednie objaśnienia. Ważne jest to, że sprawozdanie finansowe dla spółdzielni mieszkaniowej wymaga zatwierdzenia szerszego gremium – walnego zgromadzenia członków spółdzielni. Może ono wówczas decydować samodzielnie o podziale zysku lub sposobie pokrycia straty. Natomiast powstałe w toku rozliczenia nadwyżki lub niedobory są przenoszone do rozliczenia na następny rok, co wpływa na regulację czynszów lokatorów.
